AI Notatnik dla prawników: Rejestrowanie i przeglądanie przepływu pracy

Praca prawnicza zaczyna się od rozmów. Klient wyjaśnia spór, świadek przypomina ważną datę, negocjatorzy zmieniają klauzulę umowy lub zespół prawny wyznacza kolejne kroki w sprawie.

Każda rozmowa może zawierać informacje, które wpływają na przyszłe decyzje. Jednak prawnicy muszą jednocześnie słuchać, zadawać pytania, oceniać fakty i robić notatki. Zbytnie skupienie się na dokumentacji może zakłócić dyskusję; poleganie na pamięci może prowadzić do luk.

Jakiś AI osoba sporządzająca notatki dla prawników Pomaga zmniejszyć to napięcie. Może nagrywać autoryzowane rozmowy, generować transkrypcje, identyfikować rozmówców i organizować dyskusje w formie podsumowań i punktów do działania.

BOYA Notra Obsługuje ten obieg pracy podczas spotkań osobistych, rozmów telefonicznych i rozmów przez słuchawki Bluetooth. Nie zastępuje orzeczenia sądowego ani nie tworzy automatycznie gotowej dokumentacji prawnej. Zamiast tego zapewnia prawnikom pełniejszy punkt wyjścia do analizy.

Problem dokumentacji w pracy prawniczej

Sporządzanie notatek prawnych jest trudniejsze niż po prostu zapisywanie tego, co ktoś powiedział.

Podczas wstępnej konsultacji prawnik może potrzebować ustalić harmonogram, oddzielić fakty od założeń, zidentyfikować potencjalne dowody, zrozumieć cele klienta i rozpoznać niespójności wymagające dalszych działań. Ciągłe przełączanie się między słuchaniem a pisaniem utrudnia te zadania.

Prace administracyjne są kontynuowane po spotkaniu. Notatki muszą zostać uporządkowane, nagrania odtworzone, wskazane zadania do wykonania i dodane przydatne informacje do akt sprawy. Gdy informacje są rozproszone w notatnikach, plikach audio, e-mailach i pamięci, znalezienie jednego ważnego szczegółu może zająć zbyt dużo czasu.

W różnych rolach prawnych problem ten jest rozwiązywany w różny sposób:

• Prawnicy pracujący samodzielnie mogą zajmować się konsultacjami, przygotowywaniem sprawy i jej dalszym funkcjonowaniem bez konieczności korzystania z rozbudowanego wsparcia administracyjnego.
• Adwokaci prowadzący spory sądowe muszą gromadzić nazwiska, daty, fakty i potencjalne dowody.
• Prawnicy zajmujący się prawem transakcyjnym muszą śledzić proponowane sformułowania, nierozstrzygnięte klauzule, decyzje i terminy.
• Radcy prawni firmy przemieszczają się między spotkaniami biznesowymi, rozmowami telefonicznymi z dostawcami, negocjacjami z dostawcami i pilnymi wewnętrznymi prośbami.
• Asystenci prawni i asystenci prawni przekształcają rozmowy w chronologie, listy zadań i aktualizacje sprawy.

Przydatne narzędzie do sporządzania notatek prawnych powinno zatem oferować więcej niż tylko zapisywanie nagrań audio. Powinno ułatwiać przeglądanie rozmów i przekształcać zweryfikowane informacje w działania.

Jak BOYA Notra Wspiera pracę prawną

BOYA Notra jest oddany AI notatnik z trzema trybami nagrywania:

• Nagrywanie otoczenia na potrzeby konsultacji, wywiadów, negocjacji i spotkań zespołowych
• Nagrywanie rozmów telefonicznych dla autoryzowanych rozmów mobilnych
• Nagrywanie spotkań online przez Bluetooth za pomocą kompatybilnych słuchawek dousznych

Ma to znaczenie, ponieważ praca prawnicza nie ogranicza się do jednego rodzaju spotkań. Ważna rozmowa może odbyć się w sali konferencyjnej, w formie połączenia telefonicznego lub zdalnie, za pomocą słuchawek Bluetooth.

Raz BOYA Notra powiązano z aplikacją, funkcja nagrywania jednym naciśnięciem przycisku ułatwia rozpoczęcie autoryzowanego nagrywania bez konieczności przechodzenia przez kilka menu telefonu.Urządzenie działa niezależnie od pamięci i baterii telefonu podczas nagrywania.

Konsultacje z klientami

Klienci rzadko wyjaśniają problem prawny w idealnej kolejności chronologicznej. Przeskakują między wydarzeniami, osobami, dokumentami i wątpliwościami. Prawnik musi kierować rozmową, jednocześnie wysłuchując szczegółów, które klient może nie uznać za istotne z prawnego punktu widzenia.

Za niezbędną zgodą, BOYA Notra może nagrywać konsultacje osobiste w trybie ambient. Dwa mikrofony MEMS zapewniają odbiór dźwięku w zakresie 360 ​​stopni, AI- wspomagana redukcja szumów ma na celu redukcję dźwięków otoczenia, np. pisania na klawiaturze lub pracy klimatyzacji.

Prawnik może nacisnąć przycisk urządzenia, aby podświetlić ważny moment, taki jak:

• Sporna data
• Imię i nazwisko świadka
• Odwołanie do wiadomości e-mail lub dokumentu
• Możliwy termin
• Oświadczenie faktyczne wymagające weryfikacji

Po spotkaniu, BOYA Notra Potrafi utworzyć transkrypt, rozróżnić mówców oraz wygenerować podsumowanie i listę zadań. Prawnik może przejrzeć wyróżnione fragmenty, porównać je z nagraniem audio oraz poprawić nazwiska, daty, terminy prawnicze i inne ważne szczegóły.

Rezultatem nie jest automatycznie zatwierdzona dokumentacja klienta. Jest to ustrukturyzowany pierwszy szkic, który zmniejsza nakład pracy potrzebny do jego przygotowania.

Spory sądowe i przygotowywanie spraw

W procesie sądowym szczegół wspomniany podczas przyjęcia może okazać się istotny nawet kilka tygodni później. Długie pliki audio i odręczne notatki utrudniają odtworzenie tych szczegółów.

BOYA Notra Zamienia rozmowy w edytowalny tekst, a identyfikacja mówcy pomaga oddzielić pytania prawnika od odpowiedzi klienta lub świadka. Podświetlenia tworzą punkty odniesienia dla faktów, które mogą wymagać późniejszego zbadania.

Może to pomóc zespołowi prowadzącemu sprawę w przeglądaniu harmonogramów, identyfikowaniu możliwych dowodów i odnajdywaniu wcześniejszych oświadczeń bez konieczności ponownego odtwarzania całego nagrania.

Jednakże, AI Transkrypcja nie powinna być automatycznie traktowana jako zeznanie świadka, dosłowny zapis ani dopuszczalny zapis. Dokładność może być ograniczona przez szum tła, nakładającą się mowę, akcenty i specjalistyczną terminologię. Istotne oświadczenia należy sprawdzić pod kątem źródła dźwięku i innych dowodów.

Negocjacje kontraktowe

Dyskusje dotyczące umów mogą szybko przechodzić od proponowanych sformułowań, przez kwestie handlowe, ryzyko prawne, po przyszłe zmiany. Zespół prawny potrzebuje czegoś więcej niż ogólnego podsumowania. Musi określić:

• Klauzule, które pozostają nierozstrzygnięte
• Język proponowany przez każdą ze stron
• Decyzje wymagające zatwierdzenia biznesowego
• Dokumenty lub poprawki do dostarczenia
• Osoby odpowiedzialne i terminy

BOYA Notra może nagrywać autoryzowane negocjacje osobiście, przez telefon komórkowy lub za pomocą słuchawek Bluetooth. AI Narzędzia te mogą następnie wygenerować transkrypt, podsumowanie i listę zadań do wykonania.

Te dane wyjściowe dają prawnikom transakcyjnym ramy do sporządzania notatek negocjacyjnych. Prawnik powinien nadal porównywać wszystkie istotne wnioski z nagraniem audio i aktualnym projektem umowy. AI mogą pomylić wstępne propozycje z ostatecznymi porozumieniami lub nie uwzględnić ważnych zastrzeżeń.

Radcy prawni i zespoły prawne

Radcy prawni w firmie często przemieszczają się między spotkaniami biznesowymi, rozmowami z zewnętrznymi radcami prawnymi i rozmowami z dostawcami. Informacje mogą zostać rozproszone w różnych kanałach, zanim ktokolwiek przetworzy je na przydzielone zadania.

BOYA Notra Łączy te rozmowy w jeden proces nagrywania. 64 GB pamięci lokalnej i określony czas pracy baterii do 24 godzin ciągłego nagrywania wspierają profesjonalistów, którzy uczestniczą w wielu spotkaniach w ciągu dnia.

Potem, AIWygenerowane elementy działań mogą stanowić punkt wyjścia do takich zadań, jak przegląd klauzuli, kontakt z zewnętrznym doradcą prawnym, żądanie dowodów lub przygotowanie wewnętrznych wytycznych. Zespół prawny może zweryfikować zadania, przypisać właścicieli i przenieść zatwierdzone informacje do istniejącego systemu zarządzania sprawami.

W przypadku wewnętrznych spotkań funkcja automatycznego rozpoznawania mówcy może także ułatwić sprawdzenie, kto poruszył daną kwestię lub przyjął odpowiedzialność za daną kwestię.

Tradycyjne nuty kontra BOYA Notra

BOYA Notra nie zastępuje profesjonalnej recenzji.Zmniejsza to ilość powtarzalnych czynności, które należy wykonać przed rozpoczęciem przeglądu.

Badać BOYA Notra.

Praktyczny przepływ pracy w zakresie dokumentacji prawnej

Kancelarie prawne powinny ustanowić spójny proces, zamiast traktować AI- wygenerowane notatki jako ukończone dzieło.

1. Określ, czy nagrywanie jest właściwe. Należy wziąć pod uwagę uczestników, wrażliwość sprawy, obowiązujące prawo i politykę firmy.
2. Uzyskaj wymaganą zgodę. Wyjaśnij cel nagrania oraz sposób jego wykorzystania, przechowywania i usuwania.
3. Wybierz tryb nagrywania. W zależności od spotkania użyj trybu otoczenia, rozmowy telefonicznej lub Bluetooth.
4. Zaznacz krytyczne momenty. Podkreśl ważne daty, nazwiska, decyzje, dowody i zadania do wykonania.
5. Wygeneruj transkrypt. Przenieś nagranie do BOYA Notra aplikacja lub platforma internetowa do przetwarzania.
6. Zweryfikuj ważne informacje. Sprawdź imiona, daty, dane finansowe, terminy prawne, numery klauzul i stwierdzenia składane w trakcie powtarzającej się mowy.
7. Zatwierdź podsumowanie i zadania. Potwierdź, że AI prawidłowo zachował niepewność, kwalifikacje, odpowiedzialność i terminy.
8. Eksportuj lub zapisz sprawdzoną notatkę. Do oficjalnych systemów firmy wprowadzaj wyłącznie zatwierdzone informacje.

BOYA Notra obsługuje edytowalne transkrypty i kilka eksportów

różne formaty w zależności od wybranego planu, w tym TXT, DOCX, PDF, Markdown, JPEG i formaty audio.

Aby uzyskać szczegółowe informacje dotyczące konfiguracji, przeczytaj BOYA Notra przewodnik po nagrywaniu i transkrypcji.

Prywatność, zgoda i poufność

Rozmowy prawne mogą zawierać informacje poufne, chronione, wrażliwe pod względem handlowym lub umożliwiające identyfikację osoby. Korzystanie z AI sporządzanie notatek nie zwalnia prawnika z obowiązku ochrony tych informacji.

Przepisy dotyczące zgody na nagrywanie różnią się w zależności od jurysdykcji. W niektórych przypadkach zgoda może być wymagana od każdego uczestnika, podczas gdy w innych obowiązują inne zasady. Prawnicy powinni również wziąć pod uwagę obowiązki zawodowe, umowy z klientami oraz wewnętrzne zasady dotyczące danych przed nagrywaniem.

Przed skorzystaniem z przetwarzania w chmurze kancelaria prawna powinna ocenić:

• W jaki sposób informacje są przesyłane i przechowywane
• Czy synchronizację w chmurze można kontrolować
• Kto może uzyskać dostęp do nagrań i transkryptów
• Jak usuwane są dane i kopie zapasowe
• Gdzie przechowywane są dane
• Czy strona trzecia AI usługi przetwarzają lub przechowują treści
• Czy system jest odpowiedni dla konkretnego klienta lub sprawy

Przed rozpoczęciem przetwarzania danych klienta należy zapoznać się z obowiązującymi w firmie procedurami dotyczącymi przechowywania, dostępu, udostępniania i usuwania danych, a także z warunkami umownymi.Niniejszy artykuł nie weryfikuje zakresu szyfrowania ani nie certyfikuje usługi w kontekście konkretnej kwestii prawnej.

AI Wyniki muszą również zostać zweryfikowane przez człowieka. Płynne podsumowanie może nadal zawierać nieprawidłową nazwę, datę, kwotę lub wniosek. Niezweryfikowane AI Treści nie należy umieszczać bezpośrednio w formalnym dokumencie prawnym lub aktach sprawy.

Dlaczego warto wybrać dedykowany sprzęt zamiast aplikacji na telefon?

Smartfon może nagrywać dźwięk, ale także odbierać wiadomości, powiadomienia i połączenia. Obsługuje wiele zadań jednocześnie i zależy od tego, czy użytkownik otworzy odpowiednią aplikację.

BOYA Notra jest przeznaczony specjalnie do nagrywania i porządkowania informacji mówionych. Jego istotne funkcje obejmują:

• Nagrywanie jednym naciśnięciem po konfiguracji
• Nagrywanie dźwięku otoczenia, rozmów telefonicznych i za pomocą słuchawek Bluetooth
• Dwa mikrofony MEMS
• Zasięg odbioru do 10 metrów
• AI-zasilana redukcja szumów
• Podświetlenia jednym naciśnięciem
• Automatyczna identyfikacja mówcy
• Transkrypcja w wielu językach, w zależności od planu
• Edytowalne podsumowania i elementy działań
• Dostęp do aplikacji i sieci
• 64 GB pamięci lokalnej
• Wiele formatów eksportu, w zależności od planu

Główną zaletą nie jest jedna odizolowana funkcja. Chodzi o zintegrowany proces od rejestracji, przez przegląd, korektę, po zatwierdzenie dokumentacji.

Często zadawane pytania

Czy prawnicy mogą korzystać AI osoby robiące notatki?

Tak, jeśli nagrywanie jest dozwolone, a jego wykorzystanie jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, obowiązkami zawodowymi, wymaganiami klienta i polityką firmy. Przed rozpoczęciem nagrywania należy uzyskać wymaganą zgodę.

Jest BOYA Notra nadaje się do konsultacji z klientem?

BOYA Notra może wspierać autoryzowane konsultacje poprzez nagrywanie otoczenia, identyfikację mówcy, skróty, transkrypcje i podsumowania. Prawnik musi następnie zweryfikować wszystkie ważne informacje.

Móc BOYA Notra nagrywać rozmowy i spotkania online?

BOYA Notra Obejmuje tryby połączeń telefonicznych i rozmów przez kompatybilne słuchawki Bluetooth. Użytkownicy muszą uzyskać wszelkie wymagane prawem zgody przed nagrywaniem.

Czy można AI Czy transkrypt może stać się oficjalnym dokumentem prawnym?

Nie należy go automatycznie traktować jako dosłownego, kompletnego, dopuszczalnego ani nadającego się do użytku jako oficjalnego dokumentu. Ważne treści muszą zostać sprawdzone przez wykwalifikowanego specjalistę.

Robi BOYA Notra pracować offline?

BOYA Notra możliwość nagrywania w trybie offline. AI Transkrypcja i streszczanie obecnie wymagają połączenia internetowego.

Czy wymagane jest płatne członkostwo?

Podłączenie urządzenia do BOYA Notra Aplikacja aktywuje plan Starter, który obecnie obejmuje 600 minut transkrypcji miesięcznie. Wyższe limity i niektóre zaawansowane funkcje wymagają innego planu lub pakietu transkrypcji. Sprawdź aktualną stronę produktu, aby zapoznać się z najnowszymi warunkami.

Przekształć rozmowy w praktyczne notatki prawne

Prawnicy nie potrzebują AI podejmować decyzje prawne. Potrzebują niezawodnego sposobu na zapisywanie ważnych rozmów i skrócenie czasu poświęcanego na ich rekonstrukcję.

BOYA Notra Wspiera te potrzeby w konsultacjach, negocjacjach, rozmowach telefonicznych i spotkaniach zespołowych. Rejestruje rozmowy, zaznacza kluczowe momenty, generuje edytowalne transkrypcje, identyfikuje mówców i porządkuje informacje w podsumowania i zadania do wykonania.

Prawidłowy przepływ pracy jest prosty:

Uzyskaj zgodę → Nagraj → Zaznacz kluczowe momenty → Wygeneruj transkrypt → Zweryfikuj szczegóły → Zatwierdź podsumowanie → Przechowuj lub eksportuj sprawdzone notatki

Dzięki odpowiedzialnym praktykom rejestrowania i kontroli ludzkiej, BOYA Notra może pomóc prawnikom poświęcić mniej czasu na organizowanie rozmów, a więcej na stosowanie osądu prawnego.

Zobacz jak BOYA Notra fabryka.