AI Notiztool für Anwälte: Aufzeichnungs- und Überprüfungsablauf

Die juristische Arbeit beginnt mit Gesprächen. Ein Mandant schildert einen Streitfall, ein Zeuge erinnert sich an ein wichtiges Datum, Verhandlungsführer überarbeiten eine Vertragsklausel oder ein Anwaltsteam legt die nächsten Schritte in einem Fall fest.

Jedes Gespräch kann Informationen enthalten, die zukünftige Entscheidungen beeinflussen. Dennoch müssen Anwälte gleichzeitig zuhören, Fragen stellen, Fakten bewerten und Notizen machen. Eine zu starke Fokussierung auf Dokumente kann die Diskussion stören; sich zu sehr auf das Gedächtnis zu verlassen, kann Lücken hinterlassen.

Ein AI Protokollant für Anwälte Es hilft, diese Spannungen abzubauen. Es kann autorisierte Gespräche aufzeichnen, Transkripte erstellen, Sprecher identifizieren und Diskussionen in Zusammenfassungen und Aktionspunkte gliedern.

BOYA Notra Es unterstützt diesen Arbeitsablauf bei persönlichen Treffen, Telefonaten und Gesprächen über Bluetooth-Kopfhörer. Es ersetzt keine juristische Beurteilung und erstellt auch nicht automatisch ein fertiges juristisches Dokument. Vielmehr bietet es Anwälten eine umfassendere Ausgangsbasis für die Überprüfung.

Das Dokumentationsproblem in der juristischen Arbeit

Juristisches Protokollieren ist schwieriger als einfach nur aufzuschreiben, was jemand sagt.

In einem Erstgespräch muss ein Anwalt unter Umständen einen Zeitablauf festlegen, Fakten von Annahmen trennen, mögliche Beweismittel ermitteln, die Ziele des Mandanten verstehen und Widersprüche erkennen, die weiterer Klärung bedürfen. Der ständige Wechsel zwischen Zuhören und Schreiben erschwert diese Aufgaben.

Die administrative Arbeit geht auch nach dem Treffen weiter. Notizen müssen neu geordnet, Aufnahmen erneut angehört, Aufgaben identifiziert und nützliche Informationen in die Akte aufgenommen werden. Sind die Informationen über Notizbücher, Audiodateien, E-Mails und das Gedächtnis verstreut, kann die Suche nach einem wichtigen Detail sehr lange dauern.

Verschiedene juristische Berufsgruppen sind von diesem Problem auf unterschiedliche Weise betroffen:

• Einzelanwälte können Beratungen, Fallvorbereitung und Nachbearbeitung ohne umfangreiche administrative Unterstützung durchführen.
• Prozessanwälte müssen Namen, Daten, Sachverhaltsdarstellungen und mögliche Beweismittel erfassen.
• Transaktionsanwälte müssen vorgeschlagene Formulierungen, ungeklärte Klauseln, Entscheidungen und Fristen im Blick behalten.
• Die internen Rechtsberater wechseln zwischen Geschäftstreffen, externen Telefonaten, Lieferantenverhandlungen und dringenden internen Anfragen.
• Rechtsanwaltsfachangestellte und juristische Assistenten wandeln Gespräche in Chronologien, Aufgabenlisten und Fallaktualisierungen um.

Ein nützliches juristisches Notiztool sollte daher mehr leisten als nur Audioaufnahmen zu speichern. Es sollte die Überprüfung von Gesprächen erleichtern und die Umsetzung verifizierter Informationen in konkrete Maßnahmen unterstützen.

Wie BOYA Notra Unterstützt juristische Arbeit

BOYA Notra ist ein engagierter AI Notizgerät mit drei Aufnahmemodi:

• Umgebungsaufnahmen für Beratungen, Interviews, Verhandlungen und Teambesprechungen
• Telefonaufzeichnung für autorisierte Mobilfunkgespräche
• Bluetooth-Aufnahme für Online-Meetings über kompatible Ohrhörer

Dies ist wichtig, da juristische Arbeit nicht in einer einzigen Art von Besprechung stattfindet. Ein wichtiges Gespräch kann in einem Konferenzraum stattfinden, per Telefonanruf erfolgen oder per Bluetooth-Kopfhörer aus der Ferne geführt werden.

Einmal BOYA Notra Die Ein-Knopf-Aufnahmefunktion ist an die zugehörige App angebunden und ermöglicht es, eine autorisierte Aufnahme zu starten, ohne durch mehrere Telefonmenüs navigieren zu müssen.Das Gerät funktioniert während der Aufnahme auch unabhängig vom Speicher und Akku des Telefons.

Kundenberatungen

Mandanten schildern ein Rechtsproblem selten in exakt chronologischer Reihenfolge. Sie springen zwischen Ereignissen, Personen, Dokumenten und Anliegen hin und her. Der Anwalt muss das Gespräch lenken und dabei auf Details achten, deren rechtliche Bedeutung dem Mandanten möglicherweise nicht bewusst ist.

Mit der erforderlichen Zustimmung, BOYA Notra kann eine persönliche Beratung im Ambient-Modus aufzeichnen. Seine zwei MEMS-Mikrofone ermöglichen eine 360-Grad-Aufnahme, während AIDie strombetriebene Geräuschunterdrückung ist darauf ausgelegt, Hintergrundgeräusche wie Tippgeräusche und Klimaanlagengeräusche zu reduzieren.

Der Anwalt kann die Gerätetaste drücken, um einen wichtigen Moment hervorzuheben, zum Beispiel:

• Ein umstrittenes Datum
• Der Name eines Zeugen
• Ein Verweis auf eine E-Mail oder ein Dokument
• Eine mögliche Frist
• Eine Tatsachenbehauptung, die einer Überprüfung bedarf.

Nach dem Treffen BOYA Notra Es kann ein Transkript erstellen, Sprecher unterscheiden und eine Zusammenfassung sowie eine Maßnahmenliste generieren. Der Anwalt kann die markierten Abschnitte überprüfen, sie mit der Audioaufnahme vergleichen und Namen, Daten, juristische Fachbegriffe und andere wichtige Details korrigieren.

Das Ergebnis ist keine automatisch genehmigte Kundenakte. Es handelt sich um einen strukturierten ersten Entwurf, der den Aufwand für deren Erstellung reduziert.

Prozessführung und Fallvorbereitung

Im Rahmen eines Gerichtsverfahrens können Details, die bei der Aufnahme erwähnt wurden, erst Wochen später wichtig werden. Lange Audiodateien und handschriftliche Notizen erschweren das Auffinden dieser Details.

BOYA Notra Die Funktion wandelt Gespräche in bearbeitbaren Text um, während die Sprecheridentifizierung die Fragen des Anwalts von den Antworten des Mandanten oder Zeugen trennt. Hervorhebungen schaffen Bezugspunkte für Fakten, die möglicherweise später untersucht werden müssen.

Dies kann einem Prozessteam helfen, Zeitabläufe zu überprüfen, mögliche Beweismittel zu identifizieren und frühere Aussagen aufzufinden, ohne eine gesamte Aufnahme erneut abspielen zu müssen.

Jedoch AI Ein Transkript sollte nicht automatisch als Zeugenaussage, Wortprotokoll oder zulässiges Beweismittel behandelt werden. Die Genauigkeit kann durch Hintergrundgeräusche, überlappende Rede, Akzente und Fachbegriffe beeinträchtigt werden. Wesentliche Aussagen müssen mit der Original-Audioaufnahme und anderen Beweismitteln abgeglichen werden.

Vertragsverhandlungen

Vertragsverhandlungen können sich schnell zwischen vorgeschlagenen Formulierungen, wirtschaftlichen Erwägungen, rechtlichen Risiken und zukünftigen Änderungen bewegen. Das Rechtsteam benötigt mehr als eine allgemeine Zusammenfassung. Es muss Folgendes identifizieren:

• Ungeklärte Klauseln
• Von jeder Partei vorgeschlagene Formulierung
• Entscheidungen, die der Zustimmung des Unternehmens bedürfen
• Zu liefernde Dokumente oder Überarbeitungen
• Verantwortliche Personen und Fristen

BOYA Notra kann eine autorisierte Verhandlung persönlich, über ein Mobiltelefon oder über Bluetooth-Ohrhörer aufzeichnen. AI Anschließend können mithilfe von Tools ein Transkript, eine Zusammenfassung und eine Aufgabenliste erstellt werden.

Diese Ergebnisse bieten Anwälten im Transaktionsbereich eine Grundlage für die Erstellung von Verhandlungsnotizen. Der Anwalt sollte dennoch alle wesentlichen Schlussfolgerungen mit der Audioaufzeichnung und dem aktuellen Vertragsentwurf vergleichen. AI können vorläufige Vorschläge mit endgültigen Vereinbarungen verwechseln oder wichtige Qualifikationen außer Acht lassen.

Unternehmensjuristen und Rechtsteams

Unternehmensjuristen wechseln häufig zwischen Geschäftstreffen, Telefonaten mit externen Anwälten und Gesprächen mit Lieferanten. Informationen können sich über verschiedene Kanäle verteilen, bevor sie in konkrete Arbeitsaufgaben umgewandelt werden.

BOYA Notra Diese Gespräche werden in einem einzigen Aufzeichnungsworkflow zusammengeführt. Der 64 GB große lokale Speicher und die angegebene Akkulaufzeit von bis zu 24 Stunden kontinuierlicher Aufzeichnung unterstützen Fachkräfte, die täglich an mehreren Meetings teilnehmen.

Später, AIDie generierten Aktionspunkte können als Ausgangspunkt für Aufgaben wie die Überprüfung einer Klausel, die Kontaktaufnahme mit externen Anwälten, die Anforderung von Beweismitteln oder die Erstellung interner Richtlinien dienen. Das Rechtsteam kann die Aufgaben prüfen, Verantwortliche zuweisen und die freigegebenen Informationen in das bestehende Fallmanagementsystem übertragen.

Bei internen Fallbesprechungen kann die automatische Sprecheridentifizierung es zudem erleichtern, nachzuvollziehen, wer einen Punkt angesprochen oder die Verantwortung für einen Folgepunkt übernommen hat.

Traditionelle Noten vs. BOYA Notra

BOYA Notra ersetzt keine professionelle Begutachtung.Dadurch wird der Aufwand für sich wiederholende Arbeiten reduziert, der vor Beginn dieser Überprüfung erforderlich ist.

Erkunden BOYA Notra.

Ein praktischer Arbeitsablauf für die juristische Dokumentation

Anwaltskanzleien sollten ein einheitliches Verfahren einführen, anstatt die Vorgehensweise zu verallgemeinern. AI-generierte Notizen als fertige Arbeit.

1. Prüfen Sie, ob eine Aufzeichnung angemessen ist. Berücksichtigen Sie die Beteiligten, die Sensibilität der Angelegenheit, das anwendbare Recht und die Unternehmensrichtlinien.
2. Die erforderliche Zustimmung einholen. Erläutern Sie den Zweck der Aufnahme und wie sie verwendet, gespeichert und gelöscht wird.
3. Wählen Sie den Aufnahmemodus. Je nach Art des Meetings kann der Umgebungs-, Telefonanruf- oder Bluetooth-Modus verwendet werden.
4. Markieren Sie kritische Momente. Wichtige Daten, Namen, Entscheidungen, Beweise und Folgeaufgaben hervorheben.
5. Generieren Sie das Transkript. Übertragen Sie die Aufnahme auf BOYA Notra App oder Webplattform zur Verarbeitung.
6. Wichtige Informationen überprüfen. Überprüfen Sie Namen, Daten, Finanzkennzahlen, juristische Begriffe, Klauselnummern und Aussagen, die während sich überschneidender Reden gemacht wurden.
7. Genehmigen Sie die Zusammenfassung und die Aufgaben. Bestätigen Sie, dass die AI Unsicherheiten, Qualifikationen, Verantwortlichkeiten und Fristen wurden korrekt dargestellt.
8. Die geprüfte Notiz exportieren oder speichern. Geben Sie nur genehmigte Informationen in die offiziellen Systeme des Unternehmens ein.

BOYA Notra unterstützt bearbeitbare Transkripte und mehrere Exportfunktionen

Die unterstützten Formate hängen vom gewählten Tarif ab, darunter TXT, DOCX, PDF, Markdown, JPEG und Audioformate.

Einzelheiten zur Einrichtung finden Sie in der BOYA Notra Aufnahme- und Transkriptionsleitfaden.

Datenschutz, Einwilligung und Vertraulichkeit

Rechtsgespräche können vertrauliche, geschäftssensible oder personenbezogene Daten enthalten. AI Die Tatsache, dass ein Protokollführer tätigt, entbindet den Anwalt nicht von seiner Verantwortung, diese Informationen zu schützen.

Die Gesetze zur Einwilligung in Aufzeichnungsprozesse variieren je nach Rechtsordnung. In manchen Fällen ist die Einwilligung aller Beteiligten erforderlich, in anderen gelten andere Regeln. Anwälte sollten vor einer Aufzeichnung zudem ihre beruflichen Pflichten, Mandantenvereinbarungen und internen Datenschutzrichtlinien berücksichtigen.

Vor der Nutzung von Cloud-Verarbeitung sollte eine Anwaltskanzlei Folgendes prüfen:

• Wie Informationen übertragen und gespeichert werden
• Ob die Cloud-Synchronisierung steuerbar ist
• Wer hat Zugriff auf Aufnahmen und Transkripte?
• Wie Daten und Backups gelöscht werden
• Wo Daten gespeichert werden
• Ob Drittanbieter AI Dienste verarbeiten oder speichern Inhalte
• Ob das System für den jeweiligen Mandanten oder Sachverhalt geeignet ist

Bevor Sie Kundendaten verarbeiten, überprüfen Sie die aktuellen Bestimmungen des Dienstes hinsichtlich Speicherung, Zugriff, Weitergabe, Löschung und Vertragsbedingungen anhand des von Ihrem Unternehmen genehmigten Prozesses.Dieser Artikel dient weder der Überprüfung der Verschlüsselungsabdeckung noch der Zertifizierung des Dienstes für einen bestimmten Rechtsfall.

AI Die Ergebnisse müssen zudem einer manuellen Überprüfung unterzogen werden. Selbst eine flüssige Zusammenfassung kann einen falschen Namen, ein falsches Datum, einen falschen Betrag oder eine falsche Schlussfolgerung enthalten. Nicht verifiziert AI Inhalte sollten nicht direkt in ein formelles Rechtsdokument oder eine Akte eingefügt werden.

Warum sollte man sich für dedizierte Hardware anstelle einer Smartphone-App entscheiden?

Ein Smartphone kann Audio aufnehmen, aber es empfängt auch Nachrichten, Benachrichtigungen und Anrufe. Es unterstützt viele parallele Aufgaben und ist darauf angewiesen, dass der Nutzer die richtige Anwendung öffnet.

BOYA Notra ist speziell für die Aufzeichnung und Organisation gesprochener Informationen konzipiert. Zu seinen relevanten Funktionen gehören:

• Aufnahme per Knopfdruck nach Einrichtung
• Umgebungs-, Telefonanruf- und Bluetooth-Ohrhörer-Aufnahmen
• Zwei MEMS-Mikrofone
• Bis zu 10 Meter spezifizierte Aufnahmereichweite
• AI-betriebene Geräuschunterdrückung
• Highlights aus der Ein-Presse-Ausgabe
• Automatische Sprechererkennung
• Transkription in mehreren Sprachen, je nach Plan
• Bearbeitbare Zusammenfassungen und Aktionspunkte
• App- und Webzugriff
• 64 GB lokaler Speicher
• Mehrere Exportformate, je nach Tarif

Der Hauptvorteil liegt nicht in einer einzelnen Funktion, sondern in einem durchgängigen Prozess von der Aufzeichnung über die Überprüfung und Korrektur bis hin zur genehmigten Dokumentation.

Häufig gestellte Fragen

Können Anwälte verwenden AI Protokollanten?

Ja, sofern die Aufzeichnung zulässig ist und die Nutzung den geltenden Gesetzen, beruflichen Pflichten, Kundenanforderungen und Firmenrichtlinien entspricht. Die erforderliche Einwilligung muss vor der Aufzeichnung eingeholt werden.

Ist BOYA Notra Geeignet für Kundenberatungen?

BOYA Notra kann autorisierte Beratungen durch Umgebungsaufzeichnung, Sprecheridentifizierung, Hervorhebungen, Transkripte und Zusammenfassungen unterstützen. Der Anwalt muss alle wichtigen Informationen anschließend überprüfen.

Kann BOYA Notra Telefonate und Online-Meetings aufzeichnen?

BOYA Notra Beinhaltet Modi für Mobiltelefonanrufe und Gespräche über kompatible Bluetooth-Ohrhörer. Nutzer müssen vor der Aufzeichnung alle rechtlich erforderlichen Einwilligungen einholen.

Kann ein AI Wird das Transkript zu einem offiziellen Rechtsdokument?

Es sollte nicht automatisch als wortgetreu, vollständig, zulässig oder als amtliche Urkunde geeignet behandelt werden. Wichtige Inhalte müssen von einem qualifizierten Fachmann geprüft werden.

Tut BOYA Notra Offline arbeiten?

BOYA Notra Kann offline aufnehmen. AI Für die Transkription und Zusammenfassung ist derzeit eine Internetverbindung erforderlich.

Ist eine kostenpflichtige Mitgliedschaft erforderlich?

Das Gerät an das BOYA Notra Die App aktiviert einen Starter-Tarif mit aktuell 600 Transkriptionsminuten pro Monat. Höhere Kontingente und einige erweiterte Funktionen erfordern einen anderen Tarif oder ein anderes Transkriptionspaket. Die aktuellen Bedingungen finden Sie auf der jeweiligen Produktseite.

Wandeln Sie Gespräche in umsetzbare Rechtsdokumente um

Anwälte brauchen keine AI Um rechtliche Entscheidungen treffen zu können, benötigen sie eine zuverlässige Möglichkeit, wichtige Gespräche aufzuzeichnen und den Zeitaufwand für deren Rekonstruktion zu reduzieren.

BOYA Notra Unterstützt diesen Bedarf bei Beratungen, Verhandlungen, Telefonaten und Teamsitzungen. Es zeichnet Gespräche auf, markiert wichtige Momente, erstellt bearbeitbare Transkripte, identifiziert Sprecher und organisiert Informationen in Zusammenfassungen und Aktionspunkten.

Der richtige Arbeitsablauf ist einfach:

Einwilligung einholen → Aufzeichnen → Wichtige Momente hervorheben → Transkript erstellen → Details überprüfen → Zusammenfassung genehmigen → Geprüfte Notizen speichern oder exportieren

Mit verantwortungsvollen Aufzeichnungspraktiken und menschlicher Überprüfung, BOYA Notra kann Anwälten helfen, weniger Zeit mit der Organisation von Gesprächen und mehr Zeit mit der Anwendung juristischer Urteile zu verbringen.

Sehen Sie, wie BOYA Notra Werke.