AI مدوّن ملاحظات للمحامين: سير عمل التسجيل والمراجعة

يبدأ العمل القانوني بالمحادثات. يشرح العميل نزاعًا، ويتذكر شاهد تاريخًا مهمًا، ويراجع المفاوضون بندًا في العقد، أو يحدد الفريق القانوني الخطوات التالية في القضية.

قد تحتوي كل محادثة على معلومات تؤثر على القرارات المستقبلية. ومع ذلك، يجب على المحامين الاستماع، وطرح الأسئلة، وتقييم الحقائق، وتدوين الملاحظات في الوقت نفسه. فالتركيز المفرط على الوثائق قد يعيق النقاش، والاعتماد على الذاكرة قد يترك ثغرات.

أن AI مدوّن ملاحظات للمحامين يساعد في تخفيف هذا التوتر. يمكنه تسجيل المحادثات المصرح بها، وإنشاء نصوص مكتوبة، وتحديد المتحدثين، وتنظيم المناقشات في ملخصات وبنود عمل.

BOYA Notra يدعم هذا النظام سير العمل هذا في الاجتماعات المباشرة والمكالمات الهاتفية ومحادثات سماعات الأذن بتقنية البلوتوث. وهو لا يحل محل الحكم القانوني ولا يُنشئ سجلاً قانونياً نهائياً تلقائياً، بل يمنح المحامين نقطة انطلاق أكثر شمولاً للمراجعة.

مشكلة التوثيق في العمل القانوني

تدوين الملاحظات القانونية أصعب من مجرد كتابة ما يقوله شخص ما.

خلال الاستشارة الأولية، قد يحتاج المحامي إلى تحديد جدول زمني، وفصل الحقائق عن الافتراضات، وتحديد الأدلة المحتملة، وفهم أهداف العميل، والتعرف على التناقضات التي تتطلب متابعة. ويزيد التنقل المستمر بين الاستماع والكتابة من صعوبة هذه المهام.

يستمر العمل الإداري بعد الاجتماع. يجب إعادة تنظيم الملاحظات، وإعادة تشغيل التسجيلات، وتحديد بنود العمل، وإضافة المعلومات المفيدة إلى ملف القضية. عندما تكون المعلومات موزعة بين دفاتر الملاحظات، والملفات الصوتية، ورسائل البريد الإلكتروني، والذاكرة، قد يستغرق العثور على تفصيل مهم وقتًا طويلاً.

تواجه الأدوار القانونية المختلفة هذه المشكلة بطرق مختلفة:

• قد يتولى المحامون المنفردون الاستشارات وإعداد القضايا ومتابعتها دون دعم إداري مكثف.
• يحتاج محامو التقاضي إلى تسجيل الأسماء والتواريخ والادعاءات الواقعية والأدلة المحتملة.
• يجب على المحامين المتخصصين في المعاملات تتبع الصياغة المقترحة، والبنود غير المحسومة، والقرارات، والمواعيد النهائية.
• يتنقل المستشارون القانونيون الداخليون بين اجتماعات العمل والمكالمات الخارجية ومفاوضات الموردين والطلبات الداخلية العاجلة.
• يقوم المساعدون القانونيون بتحويل المحادثات إلى تسلسلات زمنية وقوائم مهام وتحديثات للقضايا.

لذا، ينبغي أن تتجاوز أداة تدوين الملاحظات القانونية المفيدة مجرد حفظ الصوت، بل يجب أن تسهل مراجعة المحادثات وتحويل المعلومات الموثقة إلى إجراءات عملية.

كيف BOYA Notra يدعم العمل القانوني

BOYA Notra هو مخصص AI جهاز تدوين ملاحظات بثلاثة أوضاع تسجيل:

• تسجيل صوتي محيطي للاستشارات والمقابلات والمفاوضات واجتماعات الفريق
• تسجيل المكالمات الهاتفية للمحادثات الهاتفية المصرح بها عبر الهاتف المحمول
• تسجيل عبر البلوتوث للاجتماعات عبر الإنترنت التي تُعقد من خلال سماعات أذن متوافقة

هذا الأمر مهم لأن العمل القانوني لا يتم في نوع واحد من الاجتماعات. فقد تجري محادثة مهمة في غرفة اجتماعات، أو تصل عبر مكالمة هاتفية، أو تتم عن بُعد باستخدام سماعات بلوتوث.

مرة واحدة BOYA Notra بفضل ربطها بتطبيقها، فإن التسجيل بضغطة زر واحدة يجعل بدء التسجيل المصرح به أسهل دون الحاجة إلى التنقل عبر قوائم الهاتف المتعددة.كما يعمل الجهاز بشكل مستقل عن مساحة تخزين الهاتف وبطاريته أثناء التسجيل.

استشارات العملاء

نادراً ما يشرح العملاء مشكلة قانونية بترتيب زمني دقيق، بل ينتقلون بين الأحداث والأشخاص والوثائق والمخاوف. لذا، يجب على المحامي توجيه النقاش مع الإنصات جيداً للتفاصيل التي قد لا يدرك العميل أهميتها القانونية.

بعد الحصول على الموافقة اللازمة، BOYA Notra يمكن تسجيل الاستشارة الشخصية باستخدام وضع الصوت المحيط. يوفر ميكروفونا MEMS التقاطًا بزاوية 360 درجة، بينما AIتم تصميم تقنية تقليل الضوضاء المدعومة بالطاقة لتقليل الأصوات الخلفية مثل الكتابة على لوحة المفاتيح وتكييف الهواء.

يمكن للمحامي الضغط على زر الجهاز لتسليط الضوء على لحظة مهمة، مثل:

• تاريخ متنازع عليه
• اسم الشاهد
• إشارة إلى بريد إلكتروني أو مستند
• موعد نهائي محتمل
• بيان واقعي يتطلب التحقق

بعد الاجتماع، BOYA Notra يمكن إنشاء نص مكتوب، وتمييز المتحدثين، وإنشاء ملخص وقائمة إجراءات. يستطيع المحامي مراجعة الأجزاء المميزة، ومقارنتها بالتسجيل الصوتي، وتصحيح الأسماء والتواريخ والمصطلحات القانونية وغيرها من التفاصيل المهمة.

النتيجة ليست سجل عميل معتمد تلقائياً، بل هي مسودة أولية منظمة تقلل الجهد المطلوب لإعداده.

التقاضي وإعداد القضايا

في الدعاوى القضائية، قد تصبح التفاصيل التي ذُكرت أثناء جلسة الاستماع الأولية مهمة بعد أسابيع. وتجعل الملفات الصوتية الطويلة والملاحظات المكتوبة بخط اليد من الصعب استرجاع هذه التفاصيل.

BOYA Notra يحوّل هذا النظام المحادثات إلى نصوص قابلة للتعديل، بينما يساعد تحديد المتحدث على فصل أسئلة المحامي عن إجابات موكله أو الشاهد. وتُوفّر العلامات نقاط مرجعية للحقائق التي قد تتطلب تحقيقًا لاحقًا.

يمكن أن يساعد هذا فريق التقاضي في مراجعة الجداول الزمنية، وتحديد الأدلة المحتملة، وتحديد موقع التصريحات السابقة دون إعادة تشغيل التسجيل بأكمله.

لكن AI لا ينبغي اعتبار نص المحادثة تلقائيًا بمثابة إفادة شاهد، أو نص حرفي، أو سجل مقبول. قد تتأثر الدقة بالضوضاء المحيطة، وتداخل الكلام، واللهجات، والمصطلحات المتخصصة. يجب التحقق من صحة الإفادات الجوهرية بمقارنتها بالتسجيل الصوتي الأصلي والأدلة الأخرى.

مفاوضات العقود

قد تتطور مناقشات العقود بسرعة بين الصياغة المقترحة، والاعتبارات التجارية، والمخاطر القانونية، والتعديلات المستقبلية. يحتاج الفريق القانوني إلى أكثر من مجرد ملخص عام، إذ يجب عليه تحديد ما يلي:

• البنود التي لا تزال عالقة
• اللغة المقترحة من كل طرف
• القرارات التي تتطلب موافقة الأعمال
• المستندات أو التعديلات المطلوب تقديمها
• الأشخاص المسؤولون والمواعيد النهائية

BOYA Notra يمكنه تسجيل المفاوضات المصرح بها شخصيًا، أو عبر الهاتف المحمول، أو من خلال سماعات الأذن اللاسلكية بتقنية البلوتوث. AI يمكن للأدوات بعد ذلك إنشاء نص مكتوب وملخص وقائمة مهام.

تُوفّر هذه المخرجات للمحامين المختصين بالمعاملات إطارًا لإعداد مذكرات التفاوض. مع ذلك، ينبغي على المحامي مقارنة جميع الاستنتاجات الجوهرية مع التسجيل الصوتي ومسودة العقد الحالية. AI قد يخطئ البعض في اعتبار الاقتراحات المبدئية اتفاقيات نهائية، أو قد يفشلون في الحفاظ على المؤهلات المهمة.

المستشارون القانونيون الداخليون والفرق القانونية

غالباً ما يتنقل المستشارون القانونيون الداخليون بين اجتماعات العمل، والمكالمات مع المستشارين الخارجيين، ومناقشات الموردين. وقد تتشتت المعلومات عبر قنوات مختلفة قبل أن يتمكن أي شخص من تحويلها إلى عمل مُسند.

BOYA Notra يجمع هذا الجهاز هذه المحادثات في سير عمل تسجيل واحد. كما أن سعة التخزين المحلية البالغة 64 جيجابايت وعمر البطارية المحدد الذي يصل إلى 24 ساعة من التسجيل المتواصل يدعمان المحترفين الذين يحضرون اجتماعات متعددة خلال اليوم.

بعد ذلك، AIيمكن أن توفر بنود العمل المُنشأة نقطة انطلاق لمهام مثل مراجعة بند معين، أو التواصل مع مستشار قانوني خارجي، أو طلب أدلة، أو إعداد توجيهات داخلية. ويمكن للفريق القانوني التحقق من هذه المهام، وتحديد المسؤولين عنها، ونقل المعلومات المعتمدة إلى نظام إدارة القضايا الحالي.

بالنسبة لاجتماعات القضايا الداخلية، يمكن أن يؤدي التعرف التلقائي على المتحدث أيضًا إلى تسهيل مراجعة من أثار نقطة أو تحمل مسؤولية عنصر متابعة.

النوتات الموسيقية التقليدية مقابل BOYA Notra

BOYA Notra لا يغني ذلك عن المراجعة المهنية.فهو يقلل من العمل المتكرر المطلوب قبل أن تبدأ عملية المراجعة.

يستكشف BOYA Notra.

سير عمل عملي لتسجيل المستندات القانونية

ينبغي على مكاتب المحاماة وضع إجراءات متسقة بدلاً من التعامل مع الآخرين بشكل عشوائي. AI- تم إنشاء الملاحظات كعمل مكتمل.

1. حدد ما إذا كان التسجيل مناسبًا. ضع في اعتبارك المشاركين، وحساسية الموضوع، والقانون المعمول به، وسياسة الشركة.
2. الحصول على الموافقة المطلوبة. اشرح الغرض من التسجيل وكيف سيتم استخدامه وتخزينه وحذفه.
3. حدد وضع التسجيل. استخدم وضع الصوت المحيطي أو وضع المكالمات الهاتفية أو وضع البلوتوث حسب نوع الاجتماع.
4. استغل اللحظات الحاسمة. قم بتسليط الضوء على التواريخ والأسماء والقرارات والأدلة ومهام المتابعة المهمة.
5. قم بإنشاء النص. انقل التسجيل إلى BOYA Notra تطبيق أو منصة ويب للمعالجة.
6. تحقق من المعلومات المهمة. تحقق من الأسماء والتواريخ والأرقام المالية والمصطلحات القانونية وأرقام البنود والتصريحات التي تم الإدلاء بها أثناء الكلام المتداخل.
7. الموافقة على الملخص والمهام. تأكد من أن AI تم الحفاظ على عدم اليقين والمؤهلات والمسؤوليات والمواعيد النهائية بشكل صحيح.
8. قم بتصدير أو تخزين الملاحظة التي تمت مراجعتها. أدخل المعلومات المعتمدة فقط في الأنظمة الرسمية للشركة.

BOYA Notra يدعم النصوص القابلة للتحرير والعديد من ميزات التصدير

تنسيقات الملفات حسب الخطة المختارة، بما في ذلك TXT وDOCX وPDF وMarkdown وJPEG وتنسيقات الصوت.

للاطلاع على تفاصيل الإعداد، اقرأ BOYA Notra دليل التسجيل والنسخ.

الخصوصية والموافقة والسرية

قد تحتوي المحادثات القانونية على معلومات محمية أو سرية أو حساسة تجارياً أو معلومات شخصية. استخدام AI لا يُعفي تدوين الملاحظات المحامي من مسؤوليته في حماية تلك المعلومات.

تختلف قوانين الموافقة على التسجيل باختلاف الاختصاص القضائي. قد تتطلب بعض الحالات موافقة جميع المشاركين، بينما تطبق حالات أخرى قواعد مختلفة. كما ينبغي على المحامين مراعاة الالتزامات المهنية، واتفاقيات العملاء، وسياسات البيانات الداخلية قبل التسجيل.

قبل استخدام المعالجة السحابية، ينبغي على شركة المحاماة تقييم ما يلي:

• كيفية نقل المعلومات وتخزينها
• هل يمكن التحكم في مزامنة السحابة؟
• من يمكنه الوصول إلى التسجيلات والنصوص المكتوبة؟
• كيفية حذف البيانات والنسخ الاحتياطية
• مكان تخزين البيانات
• سواء كان ذلك من طرف ثالث AI تقوم الخدمات بمعالجة المحتوى أو الاحتفاظ به
• سواء كان النظام مناسبًا للعميل أو القضية المحددة

قبل معالجة معلومات العميل، راجع شروط التخزين والوصول والمشاركة والحذف والشروط التعاقدية الحالية للخدمة من خلال العملية المعتمدة لشركتك.لا تتحقق هذه المقالة من مدى تغطية التشفير أو تصادق على الخدمة لمسألة قانونية معينة.

AI يجب أن تخضع المخرجات أيضًا لمراجعة بشرية. قد يحتوي الملخص السلس على اسم أو تاريخ أو مبلغ أو استنتاج غير صحيح. غير موثق AI لا ينبغي إدراج المحتوى مباشرة في وثيقة قانونية رسمية أو ملف قضية.

لماذا نختار أجهزة مخصصة بدلاً من تطبيق الهاتف؟

يستطيع الهاتف الذكي تسجيل الصوت، ولكنه يستقبل أيضاً الرسائل والإشعارات والمكالمات. وهو يدعم العديد من المهام المتنافسة، ويعتمد ذلك على قيام المستخدم بفتح التطبيق المناسب.

BOYA Notra صُمم هذا الجهاز خصيصاً لتسجيل وتنظيم المعلومات المنطوقة. وتشمل قدراته ذات الصلة ما يلي:

• إعداد التسجيل بضغطة زر واحدة
• تسجيل الصوت المحيط، وتسجيل المكالمات الهاتفية، وتسجيل سماعات الأذن بتقنية البلوتوث
• ميكروفونان بتقنية MEMS
• نطاق التقاط محدد يصل إلى 10 أمتار
• AI- تقليل الضوضاء المدعوم
• أبرز الميزات بضغطة زر واحدة
• التعرف التلقائي على المتحدث
• تتوفر خدمة النسخ بلغات متعددة، حسب الخطة المختارة.
• ملخصات قابلة للتعديل وبنود عمل
• الوصول إلى التطبيق والويب
• سعة تخزين محلية 64 جيجابايت
• تتوفر صيغ تصدير متعددة، حسب الخطة

الميزة الرئيسية ليست ميزة واحدة معزولة، بل هي وجود عملية متصلة تبدأ من التسجيل وتنتهي بالمراجعة والتصحيح واعتماد الوثائق.

الأسئلة الشائعة

هل يمكن للمحامين استخدام AI هل لديكم من يدون الملاحظات؟

نعم، يُسمح بالتسجيل عندما يكون الاستخدام متوافقًا مع القوانين المعمول بها، والواجبات المهنية، ومتطلبات العميل، وسياسات الشركة. يجب الحصول على الموافقة اللازمة قبل التسجيل.

يكون BOYA Notra هل هو مناسب لاستشارات العملاء؟

BOYA Notra يمكن دعم الاستشارات المعتمدة من خلال التسجيل الصوتي المحيطي، وتحديد هوية المتحدث، وإبراز النقاط الرئيسية، والنصوص المكتوبة، والملخصات. ويجب على المحامي التحقق من جميع المعلومات المهمة لاحقًا.

يستطيع BOYA Notra هل يمكن تسجيل المكالمات والاجتماعات عبر الإنترنت؟

BOYA Notra يتضمن أوضاعًا لإجراء المكالمات والمحادثات عبر سماعات الأذن المتوافقة بتقنية البلوتوث. يجب على المستخدمين الحصول على أي موافقة مطلوبة قانونًا قبل التسجيل.

هل يمكن لـ AI هل تصبح نسخة من السجل وثيقة قانونية رسمية؟

لا ينبغي التعامل معها تلقائياً على أنها نص حرفي، أو كاملة، أو مقبولة، أو مناسبة كسجل رسمي. يجب مراجعة المحتوى المهم من قبل متخصص مؤهل.

يفعل BOYA Notra هل يمكن العمل دون اتصال بالإنترنت؟

BOYA Notra يمكن التسجيل دون اتصال بالإنترنت. AI تتطلب عمليات النسخ والتلخيص حاليًا اتصالاً بالإنترنت.

هل العضوية المدفوعة مطلوبة؟

ربط الجهاز بـ BOYA Notra يُفعّل التطبيق باقة أساسية تتضمن حاليًا 600 دقيقة نسخ شهريًا. تتطلب الدقائق الأعلى وبعض الميزات المتقدمة باقة أو حزمة نسخ إضافية. راجع صفحة المنتج للاطلاع على أحدث الشروط.

حوّل المحادثات إلى مذكرات قانونية قابلة للتنفيذ

لا يحتاج المحامون AI لاتخاذ القرارات القانونية. إنهم بحاجة إلى طريقة موثوقة لتسجيل المحادثات المهمة وتقليل الوقت المستغرق في إعادة بنائها.

BOYA Notra يدعم هذا النظام هذه الحاجة في جميع مراحل الاستشارات والمفاوضات والمكالمات واجتماعات الفريق. فهو يسجل المحادثات، ويحدد اللحظات الحاسمة، وينشئ نصوصًا قابلة للتعديل، ويحدد المتحدثين، وينظم المعلومات في ملخصات وبنود عمل.

إن سير العمل الصحيح بسيط:

الحصول على الموافقة ← التسجيل ← تمييز اللحظات الرئيسية ← إنشاء نص المحادثة ← التحقق من التفاصيل ← الموافقة على الملخص ← حفظ أو تصدير الملاحظات التي تمت مراجعتها

مع تطبيق ممارسات التسجيل المسؤولة والمراجعة البشرية، BOYA Notra يمكن أن يساعد ذلك المحامين على قضاء وقت أقل في تنظيم المحادثات ووقت أطول في تطبيق الأحكام القانونية.

انظر كيف BOYA Notra أعمال.